Come far sentire importante il cliente ?  Seguendolo e coccolandolo.

Oggi con BUSSTOP potete inviare la richiesta di conferma preventivo e la richiesta di feedback al cliente, in modo del tutto automatico

Impostazioni in BUSSTOP

Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – pag. 7

GG invio conferma preventivo:
indica quanti giorni dopo la data di creazione del preventivo, deve essere inviata la Richiesta di conferma preventivo
GG invio feedback: 
indica quanti giorni dopo la data di fine servizio, deve essere inviata la lettera di Feedback
GG val. prev. no data
indica per quanti giorni devono essere visibili i preventivi senza data e non inviati, nella gestione Visualizza Preventivi/Feedback non inviati

Impostazioni del Servizio

Scaricare da www.busstop.it il programma “Servizio Spedizione Busstop” 

Dopo aver installato,  necessita configurare ODBC driver 13 for Sql Server a 32 bit denominato BUSSTOP40 . (verificarne la presenza e in tal caso saltare questo passaggio)

Dovi si crea ?
Per Sistemi operativi a 32 bit:
dal pannello di controllo – strumenti di amministrazione – Origine dati ODBC

Per Sistemi operativi a 64
Windows 10/11 64 bit
dal pannello di controllo – strumenti di amministrazione – Origine dati ODBC 32 bit

Premere il bottone AGGIUNGI
selezionare il driver per l’origine dati – ODBC driver 13 for Sql Server – Premere fine

Nome: BUSSTOP40
Descrizione: lasciare vuoto
Server: nome del server – SI TROVA IN START – PANNELLO DI CONTROLLO – SISTEMA)
Premere AVANTI
Flaggare Autenticazione Sql tramite ID e password di accesso immessi dall’utente.
id di accesso: sa
password: quella assegnata in fase di installazione (chiedere a Busstop)
Premere AVANTI
Flaggare:  usa il seguente database predefinito
Aprire la tendina e scegliere BUSSTOP40
Togliere il flag usa identificatori limitati ANSI
Premere AVANTI
Alla pagina successiva, premere FINE senza modificare nulla
Premere Verifica origine dati
Con il messaggio verifica completata, la configurazione è andata a buon fine

dopo di ché 
Da Start – programmi – Spedizioni Busstop lanciare FireDAC Administrator
SE NON E’ GIA’ PRESENTE UNA DEFINIZIONE DI BUSSTOP40
Dal menù File – New scegliere Connection definition 
A destra della maschera, dopo aver impostato ad ODBC il driver ID (rettangolo blu)
rinominare la definizione in BUSSTOP40 (freccia verde)
Compilare i campi come mostrato nella griglia (rettangolo rosso) compresa la password
Destro del mouse sulla definizione BUSSTOP40 e premere Apply
Premere sul tastino di espansione + e dare ok alla maschera che si apre
Se tutto è andato a buon fine, la griglia di destra non sarà più editabile
Dal menù Connection, scegliere Test e poi OK . 
Se compare il messaggio Connection established successfully la configurazione è andata a buon fine

In C:\ProgramData\Spedizioni, copiare il file FDConnectionDefs.ini e FDDriver.ini presenti nella cartella C:\busstop

Qualora non fosse presente, aggiungere la password come mostrato di seguito: aprire il file con il blocco notes e nella sezione [BUSSTOP40] (se non presente copiare il testo qui sotto e incollarlo).

[BUSSTOP40]
DataSource=BUSSTOP40
ODBCAdvanced=MARS_Connection=yes
DriverID=ODBC
FetchOptions.AssignedValues=[evMode, evLiveWindowFastFirst]
FetchOptions.Mode=fmAll
FormatOptions.AssignedValues=[fvMapRules]
FormatOptions.OwnMapRules=True
FormatOptions.MapRules=< item SourceDataType = dtDateTimeStamp TargetDataType = dtDateTime end item SourceDataType = dtSingle TargetDataType = dtDouble end item SourceDataType = dtCurrency TargetDataType = dtFmtBCD end item SourceDataType = dtInt64 TargetDataType = dtFmtBCD end item SourceDataType = dtBCD TargetDataType = dtFmtBCD end>
User_Name=sa
password=utilizzare quella di installazione
Database=BUSSTOP40
MetaDefCatalog=BUSSTOP40
FetchOptions.LiveWindowFastFirst=True

password=utilizzare quella di installazione

Da Start – programmi – Spedizioni BUSSTOP,  premendo il destro del mouse sull’icona di Spedizioni BUSSTOP e scegliendo proprietà (in windows 10 Altro – apri percorso file) – pagina compatibilità porre il flag su esegui questo programma come amministratore.
Lanciare infine il programma.

Premere Impostazioni

Si aprirà la pagina Parametri

Rettangolo rosso:
impostazioni SMTP per spedizione diretta delle Richieste conferma preventivo e Feedback
Rettangolo blu:
indicare la cartella dove verranno salvati i pdf dei documenti spediti
Rettangolo verde:
indicare l’0ggetto delle mail che si intendono spedire. ATTENZIONE: anno/numero preventivo e anno/numero servizio per feedback verranno inseriti automaticamente dal programma.

Rettangolo viola:
Orario di spedizione: indica l’ora in cui il servizio comincia a spedire le mail
Intervallo di spedizione: secondi di intervallo tra una mail e un’altra

Rettangolo arancione:
tipo di mail che si vuole inviare. Con impostazione HTML, verrà sfruttato un file fr3 sul quale è possibile intervenire per caratteri in grassetto, sottolineature, dimensioni, formattazione.

Per evitare che le mail relative a questi documenti vengano considerate SPAM è meglio non inserire loghi e utilizzare una frequenza di spedizione uguale o sopra i 20 secondi
Per modificare la conferma del preventivo o la lettera di feedback, premere il tasto Modifica. Si aprirà un normale documento fr3 su cui intervenire.
Premere il bottone Avvia del servizio.
Logica di funzionamento
I preventivi creati avranno tutti il flag  Invio richiesta conf. prev. attivo

Ciò significa che per tutti i preventivi, sono potenzialmente da spedire le lettere di richiesta conferma.

Togliere il flag se non si vuole effettuare l’invio.

Sui servizi invece, ci sono alcuni filtri.

1. Di default, i servizio a contratto, non avranno l’invio del feedback attivo
2. Sui tipi di servizio è possibile indicare se si vuole spedire la lettera di feedback o meno. Se attivo quindi, tutti i servizi contenenti quel tipo servizio, avranno il flag Invio feedback attivato.

ATTENZIONE: DISATTIVARE IL FLAG SUI TIPI SERVIZIO PER I QUALI NON SI VUOLE INVIARE IL FEEDBACK

In prenotazione servizi:

Rettangolo rosso:  flag di Invio feedback

Rettangolo blu:  Feedback inviato, che si attiva automaticamente dopo l’invio

Come controllare ciò che è stato spedito ?

In Busstop – Gestione servizi – Visualizza spedizione documenti, troverete tra gli altri documenti inviati, anche la Richiesta di conferma preventivo e il Feedback

Come tenere controllato ciò che non è stato spedito ?

In Gestione servizi – Visualizza Preventivi/Feedback non inviati 

La maschera è divisa in 2 griglie distinte; una per le conferme preventivi e una per i feedback

Le due maschere si inizializzano con il n. giorni indicati nella tabella parametri (vedi sopra).

Nel nostro esempio:

preventivi  – verrà popolata dopo 3 giorni dalla creazione del preventivo

preventivi senza data – rimarranno in questa griglia per 30 giorni

La maschera dei feedback, verrà popolata dopo 3 giorni dalla data di fine servizio

ricordando che si tratta dei NON INVIATI

Possono esserci 2 motivi di non invio:

1. problemi nell’invio per posta
2. flag disattivato dall’utente

Nel secondo caso, per visualizzarli si deve attivare il flag Visualizzare anche da non inviare

Se si desidera vedere feedback o conferme preventivo vecchi, basta spostare la data

Infine se si cambia idea e si intende inviare un feedback  a cui è stato tolto il flag di invio, basta attivarlo direttamente nella griglia Inviare feedbak 

Per i preventivi Inviare rich conferma

Visualizza bus fatture

Nella griglia Visualizza bus fattura (fatture immediate), aggiunti i filtri dei campi visualizzati e l’importo del servizio netto. Rammentiamo che lo scopo di questi dati è per la registrazione in contabilità analitica dei ricavi noleggi divisi per bus

Nell’immagine la freccia verde indica l’importo netto di ogni servizio presente in fattura (in questo caso si tratta di servizi a contratto a corse) e nel rettangolo verde il totale netto fattura. Nell’immagine sotto, la freccia rossa mostra la selezione del bus per ottenere il suo importo totale (rettangolo rosso) Per ovvi motivi, i dati nei contratti, giornalieri (potrebbero esserci più bus), a rate che sono indipendenti dai bus utilizzati e a km dove possono essere impiegati più bus in un giorno, non sono mostrati.

Infine, nel caso di servizio spezzato in 2 o più parti, l’importo verrà imputato solo al primo bus

Invio intermittenti Turni

In Archivi – Tabelle prenotazione – Occupazioni, variare (F3) l’occupazione Corse e attivare il flag Invio intermittenti come mostrato in figura (rettangolo rosso)

Ripetere l’operazione per quelle occupazioni che si voglio trasmettere ai fini dell’orario di impiego dell’autista a chiamata. (esempio Vuoto)

La mail di spedizione lavoro intermittenti (pagina 5 della tabella dei parametri) viene inviata con la stampa dei fogli di viaggio in esecuzione

La comunicazione di cancellazione, potrà avvenire, solo alla condizione che all’intero turno venga tolto l’autista a chiamata, così come nel caso di turno parziale misto a noleggio.

Statistica preventivi

Ora la selezione è possibile sia per data dell’ipotetico viaggio, sia per data di creazione.

Visualizza bus fattura

In fattura immediata, pagina “Dati Generali” inserito bottone Visualizza bus fattura che richiama i codici bus (e targa) che hanno svolto il servizio.

Nell’immagine la freccia verde indica l’importo netto di ogni servizio presente in fattura (in questo caso si tratta di servizi a contratto giornaliero) e nel rettangolo verde il totale netto fattura. Nell’immagine sotto, la freccia rossa mostra la selezione del bus per ottenere il suo importo totale (rettangolo rosso)

Nuovo servizio invio SMS al cliente

Con questo nuovo servizio è possibile inviare al cliente finale (il viaggiatore non il committente) un SMS contenente la targa dell’auto/autobus, l’autista e la data e ora di appuntamento. Per attivazione e costi, chiamare BUSSTOP

Come impostare il programma

ATTENZIONE: la mail di registrazione a Skebby (servizio SMS via mail) deve essere la stessa con la quale spedite i documenti di BUSSTOP. In pratica deve essere la mail predefinita.

A questo indirizzo createvi un account. https://messenger.skebby.it/login

Una volta effettuato il login, entrate nell’area Shop per l’acquisto di crediti

La scelta del pacchetto che noi consigliamo è la Classic o la Classic Plus (vedi immagine)

Cliccando a SX su Invio SMS, e poi gestione Mittenti è possibile indicare il nome della propria azienda

In BUSSTOP

Archivi – Amministrazione – Aziende alla pagina Altri dati , compilare i campi:
1) Ragione sociale per SMS (alias della vostra ragione sociale per motivi di n° caratteri.
Per es: Autoservizi Pinko Pallo snc qui si può registrare come PinkoPallo)
Questo alias è riportato come Mittente nel’SMS al posto del n. cellulare.
2) Indirizzo feedback per SMS
Se volete inviare all’interno dell’SMS, un link a una pagina feedback, potete inserire l’indirizzo in questo campo. Sempre per motivi di n° caratteri, si consiglia l’uso di un programma che accorcia gli url

Parametri a pagina 7 inserire l’indirizzo SMS Skebby

In prenotazioni, inserire il Tel. cliente per SMS facendo attenzione a indicare il prefisso internazionale del numero mobile, altrimenti il messaggio non può essere inviato

Lanciare la stampa conferme per inviare l’sms

Esempio di SMS (Si possono inviare fino a 1000 caratteri ma essendo l’SMS lungo 160, il messaggio viene spezzato in più SMS)
Mezzo: BG994SA Autista: FRISONE ALBERTO Tel: 335123456 Appuntamento: 23/04/2024 10:00 STAZIONE FFSS RIMINI (questo messaggio è 107 caratteri pertanto in un unico SMS ci starebbero altri 53 caratteri)

Copia servizi

Nella copia di un servizio, data la possibilità di copiare km nazioni da riportare in integrazione

ATTENZIONE: non possono essere copiate le date di ingresso e uscita da una nazione

Allungati a 2000 caratteri, i percorsi degli allegati in

preventivi

• Allegati stampa
• Allegati preventivo

prenotazione

• Allegati prenotazione
• Allegati foglio di viaggio
• Allegati conferma servizio

Introdotto flag invia fattura a referente in scheda cliente.

Ora è possibile inviare il pdf della fattura di cortesia, alla mail del cliente, alla mail dell’indirizzo di spedizione e alla mail del referente

In duplica preventivi, ora vengono copiate anche le spese + le spese varie (rettangolo rosso) e le note preventivo e note interne

Introdotto Flag sui Bus e sui percorsi “Sensori angolo cieco”.

ES: Milano permette l’ingresso in città solo a bus dotati di sensori per angolo cieco. Attivati i flag sopra descritti, se si assegna un bus che non ha il flag attivo, su percorso che invece lo prevede, scatta un warning ” di avviso.

Sistemati alcuni bug

• su emissioni note di credito
• Ora è possibile emettere una nota di credito, solo da fatture immediate.

Tabella parametri pag. 2 aggiunto flag per togliere “Des. contratto in Fatt. Elett.“

Per descrizione si intende quella che accompagna il codice

Qui sotto la differenza in fattura elettronica

ATTENZIONE: la funzione si attiva solo durante la generazione della fattura. Non troverete nessuna differenza se la fattura è già stata generata.

Solo per i possessori di Outlook di Microsoft (anche gratuito)

(Outlook gratuito è quello che sostituisce il vecchio programma Posta e installato con il sistema operativo Windows 11)

Ora è possibile inserire la firma/logo nei messaggi di posta inviati tramite Outlook e generati da BUSSTOP.

Aprire un editor di testo (Word, Writer ecc) e incollare l’immagine e il testo che comporranno la firma delle email generate da BUSSTOP.

Salvare in formato html e chiamare il file postafirma.html

Se all’interno del file è stata inserita una immagine, verranno prodotti 2 file, se sono state inserite due immagini, verranno prodotti 3 file e così via.

Inserire questi file nella cartella BUSSTOP del server oppure nella cartella delle stampe condivise

questo il risultato per chi riceve la mail

ATTENZIONE: ribadiamo che questa funzione è possibile solo per chi invia messaggi di posta con Outlook. Non può funzionare con un qualsiasi altro programma di posta. In ricezione invece, i vostri clienti vedranno la firma, sia che utilizzino Outlook, sia che utilizzino Thunderbird.

Esportatori abituali

Inserito avviso per indicare all’operatore la corretta lunghezza del Protocollo telematico (rettangolo rosso) e imposto da programma, il n. di caratteri inseribili per lo stesso.

Nell’esempio, si nota un inserimento di soli 3 caratteri per la prima parte che fanno scattare il controllo

Possibilità di dare un colore ai servizi per i quali è stato spedito via mail il Foglio di viaggio

Questo il risultato

Sistemati alcuni bug

Premessa: gli archivi OpenApi riguardano solo le aziende italiane. Vero è che la ricerca può essere effettuata solo per Partita IVA o Codice Fiscale.

Hai presente quando chiedi fattura al distributore o in albergo o al ristorante e devi comunicare solo la partita IVA o il codice fiscale per ricavare i tuoi dati aziendali completi ? Ora in BUSSTOP è possibile fare la stessa cosa per richiamare anagrafiche aziendali dall’archivio OpenAPI e caricarle automaticamente in anagrafica, evitando noiosi inserimenti di nuovi clienti e possibili errori di digitazione. Le tariffe sono veramente irrisorie e il lavoro viene facilitato e reso più preciso. Come si vede dall’immagine, solo 5 centesimi ad anagrafica importata; tra l’altro, le prime 30 sono gratuite. Immaginate di dover caricare 100 nuove anagrafiche clienti all’anno, il costo sarebbe di soli 5,00 € (meno di 0,50 € al mese)

Registrazione

dopo aver digitato l’indirizzo https://console.openapi.com/it/dashboard (questo indirizzo porta direttamente alla versione italiana), premere il bottone REGISTER (freccia blu)

ora si potranno inserire i dati della propria azienda per potersi registrare

a questo punto si accederà al cruscotto o pannello da cui effettuare tutte le operazioni necessarie

Nel menù a sinistra, clicchiamo Autenticazione

Premiamo + Nuovo Token

Si aprirà la pagina nella quale è possibile abilitare le API Company flaggando solo IT-start e IT-sdicode

e spostiamo di un anno, la scadenza del token. Nel nostro esempio dovremo portare il Token expiration date dal 29/09/2024 al 29/09/2025

Premiamo Generate Token (Genera Token). Comparirà questa maschera

Premiamo il tasto indicato dalla freccia verde per copiare il Token

Inseriamo ora il token alla pagina 1 della tabella Parametri, come mostrato in figura

Acquistiamo ora del credito (anche se costa un po’ di più di un abbonamento annuale è consigliabile) pertanto premiamo nel menù laterale sinistro, la voce “Pagamenti” e di seguito “Ricarica il tuo Wallet” (rettangolo rosso)

si aprirà la maschera in cui selezionare il credito che si intende acquistare (tagli da 50,00 €)

Per i clienti nuovi

Ora in Gestione Archivi – Contabilità – Clienti, accertarsi che il cliente non sia già presente negli archivi perché sprechereste una chiamata API – se non presente premere F4 per caricare una nuova anagrafica e digitare la partita IVA oppure il Codice Fiscale (rettangolo blu) ; come noterete si attiverà il Bottone “Open Api” . (rettangolo rosso)

Se si preme, comparirà un messaggio con 2 scelte

Premendo SI, si otterrà l’intera ragione sociale completa, mentre rispondendo No, si otterrà il solo codice univoco al fine della fatturazione elettronica.

A vostro carico il codice di pagamento e l’eventuale banca e i campi e flag con i quali siete abituati a lavorare.

Per clienti già esistenti

eseguire la medesima procedura, sapendo che il cliente è già presente nelle anagrafiche di BUSSTOP, allo scopo di aggiornare o completare i dati.

In copia servizi

sia per bus, sia per giorno è stato aggiunto il flag “Copia note interne”

Velocizzato il caricamento dei listini ore/km

Dopo aver indicato il Cod. Listin, il Cod. Eccedenza e la Data di validità (entrata in vigore) premere il tasto Creazione veloce (rettangolo rosso. Si aprirà una maschera con i seguenti campi

A – Num. fasce orario

B – Num. ore x fascia oraria

la combinazione dei 2 campi, indica che vogliamo ottenere 3 fasce orarie d 4 ore ovvero 4, 8, 12

C – Num. fasce Km

D – Num. km x fascia km, indica che vogliamo ottenere una sola fascia km da 450 km

Come si vede nell’immagine di destra, il listino verrà compilato automaticamente, lasciando vuoti i soli campi prezzo (freccia rossa) e limite km (freccia blu)

Sistemati alcun bug.

Allegati per la formazione del preventivo

Con questa release è stata introdotta la possibilità di legare uno o più documenti di un qualsiasi formato (PDF, Excel, word, JPG, copie di email ecc) utilizzati per la realizzazione del preventivo e del prezzo. (note, appunti, calcoli ecc)

Per il corretto funzionamento, procedere come segue:

Creare una cartella Allegati_preventivi su server, che potrebbe essere inserita nella cartella BUSSTOP

In preventivi, alla pagina Servizi, troverete un bottone “Allegati preventivo”. Premendolo, comparirà la maschera con la quale aggiungere i vari allegati. (rettangolo rosso)

Nell’esempio sotto riportato, alleghiamo un foglio scritto a mano con i calcoli che hanno formato l’importo.

ATTENZIONE: questi allegati sono solo a uso interno e non vengono inviati in nessun modo al cliente finale

In prenotazione

Quando il servizio deriva da un preventivo, si attiva il bottone che richiama i documenti a esso legati. (rettangolo rosso)

Premendolo, si può vedere quale documento/documenti sono stati allegati al preventivo.

Allegati conferma servizio

Per gli Allegati conferma servizio è stato introdotto il bottone mostrato nel rettangolo verde nell’immagine sopra.

Il funzionamento è del tutto simile; si crei una cartella su server denominata Allegati_conferma_servizio da mettere eventualmente all’interno della cartella BUSSTOP

Premendo il bottone si proceda come descritto per i preventivi.

Anche in questo caso, gli allegati che sono stati utilizzati per creare prezzo e compilazione del servizio, sono solo a uso interno e non verranno mai spediti al cliente. Il formato può essere di qualsiasi tipo.

Attenzione

sia nei preventivi, sia nelle prenotazioni, i bottoni assumeranno una colorazione verde per indicare che ci sono documenti allegati. (rettangoli rossi)

Stampa pulizie bus

Introdotta una nuova funzionalità che consente di elencare nella stampa Pulizie bus, un bus che svolge un servizio al quale è stato disattivato il flag di Stampa FV (rettangolo rosso) Es: bus che effettua una linea

A tale scopo, nella maschera di stampa è stato introdotto un nuovo flag “Anche su servizi senza stampa FDV”

Nuovo metodo di emissione note di credito

È stata semplificata la procedura di emissione di una nota di credito.

Come nella vecchia procedura, ci troviamo davanti a 2 possibilità di emissione nota di credito

1) si deve stornare l’intera fattura ed emetterne una nuova. Esempio: errata intestazione oppure si desidera rifarla completamente per sistemare descrizioni, inserire diciture ecc.

Questa la fattura sulla quale emettere la nota di credito per errata intestazione (storno totale e riemissione

Aprire il programma Fatture immediate e ricercare la fattura n. E/276 del 04/09/2023

Come mostrato in figura, compare un nuovo pulsante Emissione nota credito

Questo risulta essere attivo senza dover premere F3 (varia) Dopo averlo premuto, compare questa maschera nella quale si dovrà lasciare attivo il flag Cambio cliente/NC totale e nuova fatt. , inserire il nuovo cliente a cui fatturare i servizi e indicare una motivazione per l’emissione della nota di credito.

ATTENZIONE Il programma agirà su tutti i servizi contenuti nella fattura e creerà servizi negativi con lo scopo sia dell’emissione della nota di credito, sia per aggiustare le statistiche. Creerà inoltre altrettanti servizi copia, intestati al nuovo cliente (0000353 nel nostro esempio) al fine di emettere la nuova fattura. I vecchi servizi, non saranno più visibili a tabellone e saranno sostituiti da quelli nuovi intestati al nuovo cliente. Ovviamente rimarranno negli archivi, ai fini statistici.

Dopo aver premuto OK si aprirà la form di stampa fattura, già precompilata per l’emissione della nota di credito.

Questa la nota di credito

Questa la statistica

Di seguito emettere fattura per il nuovo cliente intestatario dei servizi

2) si deve stornare su uno o più servizi, una parte dell’importo fatturato.

Questa è la fattura sulla quale emetteremo nota di credito

Quando si attiva il flag ”’cambio importo”’ (rettangolo rosso) su una fattura con più servizi, si aprirà questa maschera

dalla quale scegliere il o i servizi a cui variare l’importo. Nel nostro esempio varieremo l’importo dei servizi n. 2114 e 2115 (rettangolo rosso 2114) stornando un importo di € 50,00 per il primo (rettangolo blu) e 35,00 per il secondo

Questa operazione si ripete per ogni servizio interessato alla nota di credito

Premendo il tasto OK si aprirà la form di stampa fattura già precompilata per l’emissione della nota di credito.

La stampa che si ottiene è questa

I servizi 2116 e 2117 sono quelli che il programma crea in negativo e che hanno lo scopo oltre che a emettere la nota di credito, quello di aggiustare le statistiche.

Suddivisione delle fatture PA da quelle non PA

Nella maschera che consente la stampa delle fatture è ora possibile stampare tutte le fatture del periodo scelto oppure solo quelle delle PA oppure solo quelle non PA

Risoluzione di alcuni bug minori su procedure diverse dal noleggio