Nuovo metodo di emissione note di credito

È stata semplificata la procedura di emissione di una nota di credito.

Come nella vecchia procedura, ci troviamo davanti a 2 possibilità di emissione nota di credito

1) si deve stornare l’intera fattura ed emetterne una nuova. Esempio: errata intestazione oppure si desidera rifarla completamente per sistemare descrizioni, inserire diciture ecc.

Questa la fattura sulla quale emettere la nota di credito per errata intestazione (storno totale e riemissione

Aprire il programma Fatture immediate e ricercare la fattura n. E/276 del 04/09/2023

Come mostrato in figura, compare un nuovo pulsante Emissione nota credito

Questo risulta essere attivo senza dover premere F3 (varia) Dopo averlo premuto, compare questa maschera nella quale si dovrà lasciare attivo il flag Cambio cliente/NC totale e nuova fatt. , inserire il nuovo cliente a cui fatturare i servizi e indicare una motivazione per l’emissione della nota di credito.

ATTENZIONE Il programma agirà su tutti i servizi contenuti nella fattura e creerà servizi negativi con lo scopo sia dell’emissione della nota di credito, sia per aggiustare le statistiche. Creerà inoltre altrettanti servizi copia, intestati al nuovo cliente (0000353 nel nostro esempio) al fine di emettere la nuova fattura. I vecchi servizi, non saranno più visibili a tabellone e saranno sostituiti da quelli nuovi intestati al nuovo cliente. Ovviamente rimarranno negli archivi, ai fini statistici.

Dopo aver premuto OK si aprirà la form di stampa fattura, già precompilata per l’emissione della nota di credito.

Questa la nota di credito

Questa la statistica

Di seguito emettere fattura per il nuovo cliente intestatario dei servizi

2) si deve stornare su uno o più servizi, una parte dell’importo fatturato.

Questa è la fattura sulla quale emetteremo nota di credito

Quando si attiva il flag ”’cambio importo”’ (rettangolo rosso) su una fattura con più servizi, si aprirà questa maschera

dalla quale scegliere il o i servizi a cui variare l’importo. Nel nostro esempio varieremo l’importo dei servizi n. 2114 e 2115 (rettangolo rosso 2114) stornando un importo di € 50,00 per il primo (rettangolo blu) e 35,00 per il secondo

Questa operazione si ripete per ogni servizio interessato alla nota di credito

Premendo il tasto OK si aprirà la form di stampa fattura già precompilata per l’emissione della nota di credito.

La stampa che si ottiene è questa

I servizi 2116 e 2117 sono quelli che il programma crea in negativo e che hanno lo scopo oltre che a emettere la nota di credito, quello di aggiustare le statistiche.

Suddivisione delle fatture PA da quelle non PA

Nella maschera che consente la stampa delle fatture è ora possibile stampare tutte le fatture del periodo scelto oppure solo quelle delle PA oppure solo quelle non PA

Risoluzione di alcuni bug minori su procedure diverse dal noleggio

“Nota debito elettronica”

In Archivi – Contabilità – Tipi documenti c’è ora la possibilità di creare la “Nota di debito elettronica” come mostrato in figura

Per il corretto funzionamento:

1) attivare flag “Non controllare” (rettangolo verde)
2) impostare la categoria a “Nota di Debito” (rettangolo rosso)
3) impostare il Tipo documento “TD05” (rettangolo blu)

Le note di debito, da utilizzare per stornare una nota di credito errata oppure per correggere l’inesattezza di una fattura (importo più basso) senza bisogno di generarne una nuova, si emettono da FATTURA IMMEDIATA

Questo il risultato

ATTENZIONE: chi ha una fattura personalizzata presente nella cartella CUSTOM del Busstop installato su server, dovrà sostituire nel modulo FatturaImm.fr3 la formula presente nel campo Tipo documento (rettangolo rosso) con quanto presente nella FatturaImm.fr3 presente nella cartella BUSSTOP

Virtual UI – BUSSTOP virtuale

Con questa rel. è ora possibile allegare file ai vari documenti, (preventivi, conferme, fogli di viaggio, fatture) esattamente come nel BUSSTOP utilizzato in rete.

Oltre alla sistemazione di alcuni bug, la release contiene importanti modifiche per l’uso di BUSSTOP via web e per chi gestisce più aziende.

Il nuovo menù laterale, facilità l’utilizzo di BUSSTOP da tablet o smartphone

Questo scompare appena viene aperto il tabellone e riappare spostando il mouse/puntatore sul lato sinistro dello schermo. Non è necessario il suo utilizzo, nel caso BUSSTOP venga utilizzato via web da computer.

Per attivarlo da Utility – Opzioni – Colori e opzioni, flaggare “Anche menù ad albero”. Si può anche scegliere il colore di sfondo del menù dalla tendina “Colore menù” (rettangoli rossi)

Al fine di facilitare l’uso di BUSSTOP per la gestione multi aziendale, è stata aggiunta l’azienda di appartenenza nell’archivio utenti

Associare questi dati comporta:

All’apertura di BUSSTOP, selezionato l’utente, viene selezionata in automatico la sua azienda di appartenenza (rettangolo rosso) sui cui poi andrà a operare (rettangolo rosso), mentre se l’utente non ha alcuna azienda associata, continuerà a scegliere manualmente (rettangolo blu)

Inoltre lo stesso principio viene applicato alla fatturazione

per chi continua a utilizzarle, alle ricevute fiscali/corrispettivi

e infine alle statistiche

Inoltre, pur non essendo visibile è stato applicato il filtro per azienda dell’utente loggato, anche alle fatture immediate e all’incasso fatture.

Questo significa che verranno mostrate le sole fatture immediate e le sole fatture da incassare, dell’azienda di appartenenza dell’utente.

Aggiunto messaggio mail al Foglio Di Viaggio cumulativo. In Utility – Opzioni

Aggiunto messaggio mail al Foglio Di Viaggio cumulativo.
In Utility – Opzioni – Messaggi Email , aggiunta pagina Messaggio FDVC.

Questo il risultato

Nella mail dell’Invio dati autista ai clienti, inserita in oggetto la data del servizio i + anno e numero
In Utility – Opzioni – Messaggi Email posizionarsi alla pagina “Messaggio dati autista” e nella stringa
oggetto, digitare quanto segue:
Invio dati autista del %s servizio %s

questo il risultato:

Nei preventivi non cambiava l’utente di variazione e di conseguenza non lo riportava nella lettera “Preventivo”. Sistemato.

Hint sulla colonna autisti che mostra le note inserite nella scheda autisti.

Questa funzione può essere utile per visualizzare in fase di assegnazione, le caratteristiche dell’autista.

In Archivi – Tabelle di prenotazione – Dipendenti – Autisti, posizionarsi alla pagina Note e indicare le peculiarità di quell’autista. Nel nostro esempio “Non assegnabile ai servizi di linea” e “Parla inglese”

Passando il mouse sul nome autista nella colonna di sinistra sul tabellone inferiore, compariranno le note inserite.

Per chi NON desidera aggiornare in automatico tutti i pc della rete, semplicemente aggiornando un solo pc o fosse impedito nel farlo da regole imposte dai sistemisti, ora si può disabilitare tale funzione

In utility – Opzioni – Colori e opzioni disabilitare il flag “Aggiornamento automatico Busstop”

Gestione clienti obsoleti

Migliorata la gestione dei clienti obsoleti (non più attivi).

In Archivi – Contabilità – Clienti mettere la data di obsolescenza al cliente non più attivo

I clienti obsoleti, verranno visti nella griglia, con sfondo rosso

Ci sono 2 modi in cui BUSSTOP gestisce i clienti obsoleti e il tutto dipende da come viene settato il flag in Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri -Pagina 8 – Filtra clienti obsoleti

1. Se attivo, i clienti obsoleti non possono essere caricati ne in prenotazione ne nei preventivi e BUSSTOP impedisce di proseguire

2. Se non attivo, il cliente obsoleto può essere utilizzato sia in prenotazione, sia nei preventivi, ma BUSSTOP mostra il seguente warning consentendo di concludere l’operazione.

Inseriti i filtri di stampa “solo turni” e “stampa solo servizi” nell’Ordine di servizio settimanale.

Nuovo controllo nella creazione di un cliente generato dal cliente PREVENT, sia in preventivi, sia in prenotazione. Lo scopo è quello di ridurre la proliferazione in rubrica, di clienti doppi.

Premendo il bottone di generazione cliente (freccia blu), si aprirà il campo partita IVA. (rettangolo rosso) Una volta inserita scatta il normale controllo di Partita iva già presente

Capita spesso che una gestione non corretta del cliente PREVENTIVO, porta alla creazione di clienti doppi, tripli ecc. Per questo motivo, se non è chiaro il meccanismo e i controlli di questa gestione, abbiamo reso attivabile/disattivabile, il bottone che consente la creazione di un cliente nuovo dal cliente PREVENTIVO. In Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri alla pagina Anagrafica, è stato aggiunto il flag “No crea cliente prev.”

Il risultato della sua attivazione è quello mostrato in figura sotto… bottone disattivato (rettangolo rosso)

La data di obsolescenza, rende inutilizzabili i clienti sia perché non più in attività, sia perché creati erroneamente più volte.

Per facilitare il compito al’operatore, se si inserisce una data inferiore a quella odierna, supposto che oggi è il 7 novembre, il programma evita i controlli sui campi obbligatori (caso A) mentre se la data è superiore verifica il corretto inserimento di tutti i dati necessari. (caso B)

Oltre alla sistemazione di alcuni bug, aggiunto il

Controllo sulla variazione della numerazione fatture

da archivi – controllo aziendale – registro fatturazione – numerazione documenti

Consente di capite se la numerazione è stato modificata manualmente da un operatore in particolare.

Introdotti 2 nuovi tipi documento per le fatture elettroniche
 

Tipo documento TD27 

da adottare in presenza di cessioni gratuite di beni di cui all’art. 2 comma 2 n. 4 del DPR 633/72 o qualora i beni vengano destinati all’uso o al consumo personale dell’imprenditore, artista o professionista (cfr art.2 comma 2 n.5 del DPR 633/72)

Tipo documento TD28 

per le operazioni di acquisto di beni da San Marino per le quali sono state ricevute fatture cartacee con indicazione dell’IVA. Ciò significa che per una fattura cartacea emessa da un fornitore di San Marino verrà utilizzato il nuovo codice in sostituzione del TD17 o TD19 che invece verrà utilizzato, come da indicazioni, nel caso in cui la fattura ricevuta (sia essa cartacea o elettronica) non presenti l’addebito dell’imposta.Per l’utilizzo di questi 2 tipi documento, fare riferimento al vostro consulente contabile.

Con questa rel. è ora possibile trascinare i servizi di piccole dimensioni. Ovviamente se la visualizzazione è giornaliera (impostata a 15 gg o superiore) risulterà più difficile ma non impossibile.

Prezzo Soci e Prezzo terzi su listino generale

• Nel listino generale è ora possibile indicare oltre l’importo del servizio, il prezzo soci (cooperative, consorzi) e il Prezzo terzi, in modo da poterne richiamare l’eventuale inserimento in una prenotazione.

• Una volta assegnato il terzo o il socio, con doppio clic sul campo opportuno, verrà richiamato l’importo caricato in listino.

• Per attivare questa funzione, in Archivi – Tabelle prenotazione – Gruppi, impostare il gruppo a “Consorzio”

Accertarsi che in Archivi – Amministrazione – Utenti, gli utenti di BUSSTOP appartengano al gruppo identificato come “Consorzio”

Copia per giorno con date da calendario

• Migliorata la funzione di “Copia per giorno”. Ora è possibile copiare servizi, anche per date non sequenziali., attraverso l’inserimento da calendario. (rettangolo rosso)

In questa maschera è possibile editare le date (freccia blu) oppure sceglierle da calendario. (freccia rossa)

Filtro su Assegna autista e Assegna bus con uno libero

• Aggiunto il filtro griglia (rettangolo rosso) su queste 2 funzioni, in modo tale da facilitare la scelta di autisti e mezzi. La massima funzionalità si ha per aziende con molto personale e bus e consorzi e cooperative.

Quando si trascina un servizio da un bus all’altro, oppure si crea un servizio in un bus virtuale che risulta essere occupato e il tabellone lo sposta automaticamente su un altro bus virtuale, ci si pone il problema di quanti posti bus devono apparire nel servizio stesso. Alcuni preferiscono mantenere i posti bus originali, mentre altri preferiscono avere i posti del bus virtuale assegnato per ultimo. Oggi la scelta opportuna può essere fatta con il flag “Cambio posti bus” in Archivi – Tabelle prenotazione – Parametri – pagina anagrafica; attivo per cambiarli, disattivo per lasciare quelli originali

Nelle occupazioni autisti, aggiunti i campi Utente creazione con Data e ora e Utente variazione con Data e ora, a uso interno.

Possibilità di vedere più giorni (max 3) sul tabellone in modalità oraria.

Effettuare la scelta dalle opzioni tabellone

Questo il risultato

Con il destro del mouse sul tabellone è ora possibile passare dalla visualizzazione per giorno a quella oraria e viceversa.

In preventivi quando si duplica una riga con il destro del mouse per esempio perché il cliente vuole il prezzo per bus diversi, o perché ci sono viaggi simili, ora vengono duplicate anche le righe di spesa.

Note di credito

Fino a oggi in caso di errore, una volta emessa la nota di credito per cambio cliente, risultava impossibile rifarla , costringendo l’utente a utilizzare la fattura immediata. Con questa versione, se si cancella la riga servizio con importo negativo (quella che genera la nota di credito), verrà eliminato automaticamente anche il nuovo servizio (quello con cui riemettere la fattura corretta) e sarà possibile ripetere l’operazione sul servizio originale. Se è già stata emessa la nota di credito, in fase di cancellazione comparirà il messaggio mostrato in figura

Nell’immagine sotto, la cancellazione dei 2 servizi dopo aver eliminato la nota di credito da fattura immediata (o nel caso in cui non sia ancora stata emessa), con la possibilità di ripetere l’operazione.

A seguito della nuova normativa sui depositi e distributori minori è stata creata una nuova stampa denominata “Prospetto chiusura deposito minore“

In Archivi – Magazzino Gasolio – Registro carico/scarico, trovate il flag “Chiusura annuale”

Questa la stampa ottenuta

I dati anagrafici necessaria alla stampa, sono nella tabella Pompe

Reso visibile il campo “Tipo Cliente” nella Lista clienti.

Riportato su foglio di viaggio, l’elenco degli autisti che svolgono un servizio spezzato. Questo elenco era già visibile nell’Hint del servizio. (rel. 1036)

Nell’esempio sotto riportato, un servizio viene svolto da 3 autisti. Sul foglio di ognuno di loro, viene riportato il nome, gli orari di lavoro e il telefono dei colleghi

La formula da aggiungere al foglio di viaggio è la seguente

[IIF(<queryFdv.”AltriAutisti1″>=”,”,’Altri autisti: ‘+
<queryFdv.”AltriAutisti1″> )]

Nell’hint delle occupazioni di un turno, quando si tratta di qualche cosa di diverso da una corsa, ora descrive l’occupazione. Nell’esempio un “Vuoto”

In Archivi – Amministrazione – Aziende, aggiunto il flag “obsoleta“. Se nel tempo avete utilizzato aziende che a oggi non sono più operative, potete eliminarla dalla tendina delle aziende in fase di login

Come potete osservare, l’azienda “AUTOSERVIZI PINCO PALLINO” non è più visibile nella tendina Azienda

Quando si genera un cliente derivato da PREVENT, ora viene memorizzata anche la lingua.

Rammentiamo che il campo lingua (rettangolo blu) si attiva solo con il cliente PREVENT perché diversamente, viene ereditato dalla scheda del cliente. Una volta salvato il preventivo, premete il tasto Crea cliente (freccia rossa) e il programma aggiungerà un nuovo cliente.

Per generare una fattura elettronica immediata, facendola derivare da una fattura proforma, nel programma Fatture immediate si deve premere il bottone Copia e selezionare la fattura proforma da trasformare in fattura elettronica.

Ora viene richiamato numero e data della fattura proforma, nel file PDF della fattura di cortesia.

e anche nel file XML

Nella scheda Autisti alla pagina Atri dati, aggiunto il campo Punti patente

Il campo è stato riportato anche in Stampe – Tabelle – Scheda Autista

In Manutenzione riferimenti e Raggruppo servizi, aggiunta colonna Chiuso fatturazione. Ciò consente all’operatore di poter raggruppare o mettere in riferimento i servizi con coerenza ed evitando così possibili errori.

Nell’ hint dei servizi di un giorno (1 gg da dettaglio prenotazione) viene mostrato l’elenco degli autisti che svolgono un servizio spezzato, con orario d’inizio.

In statistiche per Bus ed Elenco servizi con p.zzo al km – è possibile stampare anche le spese da non fatturare perché incluse, il cui importo viene detratto dal prezzo del servizio. Questo consente di ottenere un importo chilometrico corretto, in quanto al netto di spese.