Cash Flow

Completato il Cash Flow con pagamenti e incassi al di fuori di clienti e fornitori. In questo esempio: Rate di mutuo, Affitti attivi con assenza di clienti e fornitori per rendere più chiaro il risultato

I menù necessari alla gestione, si trovano sotto la voce Fatture fornitori/Tipo pagamenti/incassi

Nel tipo pagamenti/ incassi caricare per esempio, un finanziamento e un affitto attivo, tenendo presente che:

1) tipo scadenza
a) Rata unica (un solo pagamento)
b) mensile (la scadenza attiva o passiva sarà mensile)
c) annuale (la scadenza attiva o passiva sarà annuale)
2) Giorno scadenza ( se il giorno scadenza = 0 la rata sarà alla fine del mese – 31/01 – 28/02 ecc)
3) Mese di scadenza – indicare il mese di pagamento o incasso
4) intervallo mesi (ogni quanti mesi scade la rata)

Per creare tutti i pagamenti o gli incassi, indicare il tipo pagamento/incasso, l’intervallo delle scadenze (dalla data – alla data) e l’importo. Premero OK per generare

Questo il singolo risultato

Questa la lista dei risultati

E infine la stampa del Cash Flow prima e dopo pagamenti e incassi

Nome Gruppo nell’Hint servizi

Tra i dati dell’Hint del servizio è stato aggiunto il nome gruppo

Novità fiscali

A far data dal 01/01/2022, per le lettere d’intento (esportatori abituali) viene modificata l’indicazione dei dati, nel file XML della fattura elettronica. Infatti, fino alla fine dell’anno 2021, la dicitura “Dichiarazione d’intento, l’anno e il numero di protocollo” erano inseriti in una unica riga (causale), ora sono inseriti separatamente in appositi campi.

La modifica sostanzialmente, riguarda la scheda cliente, dove premendo il bottone Esport. Abit. presente alla pagina Contabili, troviamo il nuovo campo del ovvero la data del protocollo della lettera d’intento.

Quando a far data dal 01 gennaio 2022 andremo a generare il file XML, il risultato sarà il seguente. Nel rettangolo blu la vecchia stringa che comunque rimarrà esattamente come prima e nel rettangolo rosso, i campi separati, voluti dall’Agenzia delle Entrate.

Aggiunto totale nella maschera pagamento fornitori.

Aggiunto controllo sulla mancanza cod. IPA nella scheda clienti in fase di fatturazione. Il controllo è possibile per le aziende che fatturano elettronicamente. (attualmente Italia e San Marino)

In creazione clienti, si possono inviare per email i documenti della privacy.

Creare una cartella “Privacy” condivisa per esempio nel BUSSTOP del server.

In Arhivi – Tabelle prenotazione – Parametri a pagina 1 indicare la cartella dove sono condivisi i documenti della privacy da inviare.

In utility – Opzioni – Messaggi email, inserire il testo e l’oggetto della mail

Quando si crea un uovo cliente e solo in questa circostanza (no variazione) ll salvataggio con F10, partirà la mail con allegati i documenti

Oggetti smarriti

Da magazzino oggetti smarriti è possibile stampare una etichetta in duplice copia, di cui una parte si attacca all’oggetto smarrito.

Aggiunto campo Foto oggetto smarrito. E’ consigliabile creare una cartella
condivisa delle foto degli ‘Oggetti smarriti’ per esempio nel BUSSTOP del server.

Sia in Magazzino oggetti smarriti, sia in Integrazione servizi – bottone Oggetti smarriti è stato aggiunto il campo “Foto oggetto”

Come può l’operatore verificare se l’immagine è stata caricata ? Si noti il disegno che appare all’interno del campo “Foto oggetto” (rettangolo blu)

Caricamento buste (biglietti)

Riportati nella stampa totali buste, gli abbonamenti annullati e rimborsati.

Ricerca dei servizi non integrati

Ora si possono trovare i servizi non integrati, attraverso la data ora di partenza e data ora di arrivo mancanti nel dettaglio dell’integrazione. In utility, aprire il programma “Controllo date km e chiusura movimento” e :

1. indicare dalla data – alla data il periodo da controllare
2. flaggare date vuote
3. premere il bottone Refresh

Quantità servizi sul tabellone

Molto spesso l’utente non si rende conto di quanti servizi sono visibili a tabellone. Trattandosi d’immagine grafica, più servizi ci sono e più l’apertura e le funzionalità del tabellone risultano lente, sopratutto nei pc più datati o scarsi di risorse. Per questo motivo, abbiamo aggiunto in fondo al tabellone, il numero di servizi visualizzati.

Quella mostrata in figura è sicuramente una delle situazioni peggiori. Come si vede nel rettangolo rosso in fondo, sono rappresentati graficamente 1112 servizi. Nemmeno il commerciale che ha bisogno di una visione ampia, può destreggiarsi agevolmente con un tabellone impostato così.

1. il tabellone come detto, risulterà lento nelle varie funzioni sopratutto sui pc datati o scarsi di risorse
2. risulta quasi impossibile capire di quali servizi si tratta, anche se attiviamo la descrizione del percorso
3. il trascinamento da un bus all’altro o dal tabellone superiore a quello inferiore è impossibile

Consigliamo di visualizzare una porzione di tabellone inferiore, a meno di avere un monitor di dimensioni eccezionali. Per esempio 15 gg

Innanzi tutto i servizi saranno molti meno, con conseguente velocizzazione delle operazioni a tabellone. Nel nostro esempio 815 e anche poter catturare l’Hint con i dati del servizio sarà più facile

Per il trascinamento invece, sui servizi della durata di diverse ore non ci sono problemi anche con la visualizzazione a 15 giorni, mentre per servizi inferiori ai 60 minuti, il nostro consiglio è di passare alla visualizzazione oraria, all’interno della quale risulta comunque impossibile questa operazione per quelli della durata inferiore ai 12 minuti circa.

Come si vede nell’immagine, la visualizzazione oraria consente il trascinamento di tutti o quasi i servizi mostrati a tabellone.

Sistemazione varie

1. Spostato CONTROLLO ORA RIPARTENZA in prenotazione servizi, al momento del salvataggio con F10, mentre precedentemente avveniva all’uscita dal campo.
2. La data tabellone viene ora confermata anche premendo ENTER

Abbonamenti

1) la data di annullamento di un abbonamento è adesso quella della data in cui si effettua l’annullamento.
2) L’incasso delle tessere è stato inserito nelle buste al fine del corrispettivo.
3) Creato un nuovo stato abbonamenti “Rimborsato” che crea un record copia dell’abbonamento (colorata di giallo) per poi generare un corrispettivo, il cui importo negativo viene indicato manualmente dall’operatore
4) Nella statistica abbonamenti aggiunta la sessione degli abbonamenti rimborsati.

Nuovi tipi documento

1) Aggiunto flag “Non controllare” in Contabilità – Tipi documenti per EVITARE CONTROLLO in fatture immediate. Questo controllo era nato per evitare di associare un cliente split payment con normale fattura elettronica o clienti non split payment con fattura elettronica split. Il flag è stato introdotto per gestire nuovi tipi di documenti, quale per esempio l’autofattura o la nota di addebito ecc.
2) Nella Categoria, aggiunto Autofattura, necessario per la creazione del tipo documento Autofattura

Primi accenni all’Autofattura

In questa versione è stata inserita una prima bozza di Autofatturazione.

Per la versione definitiva, leggere il seguente manuale:

http://wiki.busstop.it/index.php/Le_Autofatture

Caricamento fatture fornitori

Nel caricamento fatture fornitori, introdotto campo IBAN della banca letto dalla scheda fornitore. Se inserito, aggiorna la scheda Fornitore
Lo stesso IBAN è stato aggiunto al pagamento fatture fornitori.

Fattura elettronica per aziende non italiane

In contabilità Nazioni, aggiunto flag “Fattura elettronica” utilizzato per attivare la fatturazione elettronica anche per aziende non Italiane. (es: Sammarinesi)

Visite mediche e formazione personale

E’ stata aggiunta la possibilità di stampare un unico elenco di formazione personale o visite mediche di tutti gli autisti

Il risultato sarà questo

Premessa: le rel. 1029 e 1030 non contenevano software ad uso utente

Aggiunti una serie di controlli tra i quali:
1) in creazione delle linee/corse viene disattivata la colonna Fascia di prezzo su corse diverse dalla 0
2) in inserimento fermate corsa, il tasto confronta con 0, controlla sia la presenza della fermata nella corsa 0, sia salita o discesa che non devono essere diversi.

2) nella generazione di tessere di riconoscimento e abbonamenti, un warning avvisa se l’abbonato ha il flag Termine scuola attivo che impedisce l’invio agli obliteratori

3) più opportunità nel contratto nazionale di lavoro (cod. 100 standard) al fine delle competenze autisti.
4) maggiore integrazione con il database PostgreSql

5) In fattura di Acconto, aggiunto warning che avvisa se si è dimenticato di richiamare il n. servizio a cui fa riferimento l’acconto ricevuto. Rimane sempre possibile in variazione di una fattura confermata, aggiungere il numero servizio. Il programma provvederà comunque a creare la riga di acconto sul servizio

Scadenzario fornitori e cash flow

In questa release è stato creato lo scadenzario per i fornitori che si affianca a quello per i clienti, attivato con la rel. 1027. Entrambe si alimentano dalle fatture, emesse per i clienti, caricate per i fornitori. (sotto un esempio di caricamento di 2 fatture fornitori)

Dal Menù stampe è possibile richiamare la Stampa scadenzario fornitori

la quale al pari di quella per clienti, tiene conto anche di acconti o dei pagamenti delle fatture. Ci sono 2 possibilità di ordinamento: 1) per codice fornitore – 2) per data scadenza (nell’immagine sotto)

In aggiunta è stata modificata la stampa del flusso di cassa (Cash Flow) che ora ci indica in un dato periodo, quali saranno le entrate (fatture clienti) e le uscite (fatture fornitori) e il saldo

Conferma multipla con spese

Come sappiamo, da un preventivo multiplo (con più servizi) può derivare, nel caso di conferma di più servizi, una stampa di conferma multipla. Nella rel. 1028 abbiamo introdotto anche le spese da addebitare al cliente.

Si parte da un preventivo multiplo

si inseriscono le spese da addebitare al cliente

si stampa il preventivo multiplo da inviare al cliente con le spese in evidenza.

Quando il cliente conferma, si importano i servizi del preventivo sul tabellone e si richiama la stampa della lettera di conferma. Come evidenziato nel rettangolo rosso nell’immagine sotto, coloro che di routine aggiungono al prezzo del servizio le spese da fatturare, devono attivare il flag Stampa con spese che rimarrà attivo fino alla sua disattivazione manuale.

Ecco il risultato della stampa conferma cumulativa con spese

Invio Promemoria servizi al Telegram degli autisti

In questa release abbiamo realizzato l’aggancio di BUSSTOP a Telegram (programma di messaggistica istantanea simile a WhatsApp). Ciò consente d’inviare un promemoria dei servizi da svolgere, sul Telegram degli autisti.

Di seguito, il video manuale per impostare e utilizzare questa funzione

Sistemati alcuni bug, tra cui l’errore in chiusura ricerca servizi da tabellone

Ripristinata la possibilità d’invio fatture/NC di cortesia per email, direttamente dalla stampa fatture noleggi, da fatture immediate e da fatture contratti.

Come mostrato in figura, abbiamo esposto il flag d’invio PDF fattura

Terminata la creazione dei file XML, ecco apparire la maschera d’invio delle fatture di cortesia PDF

Nelle fatture immediate

Nelle fatture contratti

Scadenzario

E’ stato creato un vero e proprio scadenzario clienti, ordinato per codice cliente o per data scadenza. Naturalmente la stampa viene alimentata dalla generazione di fatture noleggio, immediate, a contratto. Da Stampe – Stampa scadenzario

Come mostrato, possiamo lasciare vuoti i campi Cliente per ottenere tutte le scadenze, o selezionarne uno o più in particolare. La stampa si attiva solo se si inserisce la data (rettangolo rosso). Infine scegliere il tipo di ordinamento

Per codice cliente

Per data scadenza

Stampa elenco RIBA

Creata la stampa dell’Elenco RIBA. La stampa viene alimentata dalla generazione fatture, il cui tipo pagamento è per RIBA. La stampa si attiva inserendo il periodo dalla data alla data di scadenza.

Condizioni essenziali per il funzionamento sono:
inserire nella scheda cliente
1) il pagamento riba inserito correttamente

2) la banca di appoggio del cliente

Questo il risultato

Si noti l’importo totale perché sarà quello che presenteremo alla banca prescelta, attraverso la Stampa distinta RIBA da menù Stampe. (vedi esempio sotto)

Inserire Data di presentazione, Dalla data – Alla data: a questo punto compare il Totale importo del periodo. Per assegnare la banca, basta cliccare sulla riga della banca prescelta (rettangolo blu) e poi premere il bottone Assegna Banche.
Attenzione: per rendere definitiva l’assegnazione della banca a cui presentare le RIBA, stampare in Esecuzione

Sarà possibile anche dividere l’importo su più banche, modificandolo nella colonna Importo proposto

Premendo il bottone Stampa otteniamo

Quando si crea una Nota di credito, richiamando la fattura di origine attraverso il bottone Copia, può essere creata automaticamente e al solo fine di una stampa di cortesia, una riga descrittiva che ne richiama il numero e la data fattura. Per attivare questa funzione, Archivi – tabelle prenotazione – Parametri – pagina 8 attivare il flag Rif. NC i copia Fatt. imm. (rettangolo rosso)

ATTENZIONE: nel file XML, l’inserimento è automatico e a prescindere dall’attivazione del flag.

Questo il risultato. Ovviamente potete modificare la riga, inserendo la motivazione per cui si emette la nota di credito.

Fatture contratto km + fisso giornaliero

di seguito il video manuale

Gestione oggetti smarriti

di seguito il video manuale

Caricamento di una nuova banca sui clienti

Può capitare di dover sostituire una nostra banca, su un certo numero di clienti a cui era stata assegnata la banca divenuta obsoleta.

In Utility è stato aggiunto il menù “Cambio banca cliente“

ATTENZIONE: FARE COPIA DI BACKUP PRIMA DI ESEGUIRE QUESTO PROGRAMMA

Come si nota nell’immagine (rettangolo blu) è possibile sostituire la nostra banca per i pagamenti tipo Bonifico bancario, ma anche la banca del cliente nel caso di pagamento con RIBA.

Nel nostro esempio, ai clienti che avevano come banca dove effettuare il bonifico l’UNICREDIT, dopo aver premuto OK verrà assegnata la BANCA DELLE MARCHE. Questo avviene anche per la banca CUP/CIG

In riferimento alla sostituzione della banca di appoggio, consigliamo massima prudenza nell’uso di questo programma, perché una volta eseguito, il risultato è irreversibile. Da qui la necessità di avere una copia di backup del database.

GESTIONE INCASSO AUTISTA

Se a incassare un servizio viene comandato l’autista, in prenotazione attivare il flag. “Inc. Aut“, cliccare sul campo “Importo caparra” per riportare l’importo da incassare, o digitarlo manualmente se diverso dall’importo servizio. Come si nota in figura, si attiverà automaticamente anche il flag “Incasso anticipato“

All’apertura di BUSSTOP, se opportunamente attivata, si aprirà la griglia “Opzioni scadute/incasso ant./Scad.ZTL” nella quale tra le altre cose, verranno riportati tutti i servizi che devono essere incassati dagli autisti. Quando riceveremo l’incasso, dovremo comportaci come mostrato in figura.

Reverse Charge (inversione contabile)

l’uso della natura N2.1, dal 2021, è obbligatoria:

• tanto per le operazioni effettivamente “non soggette” ossia quelle (verso chiunque) territoriali extra UE (comma 6-bis, lettera b),
• quanto per quelle territoriali in altri Stati UE nei quali – per l’operazione – opera il reverse charge e quindi per il fornitore IT non stabilito in detto Stato, l’obbligo della fatturazione dall’Italia (comma 6-bis, lettera a).

L’art. 21, comma 6-bis- lett. a), recita: “I soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato emettono la fattura anche per le tipologie di operazioni sottoelencate quando non sono soggette all’imposta ai sensi degli articoli da 7 a 7-septies e indicano, in luogo dell’ammontare dell’imposta, le seguenti annotazioni con l’eventuale specificazione della relativa norma comunitaria o nazionale: a) cessioni di beni e prestazioni di servizi, diverse da quelle di cui all’articolo 10, nn. da 1) a 4) e 9), effettuate nei confronti di un soggetto passivo che e’ debitore dell’imposta in un altro Stato membro dell’Unione europea, con l’annotazione “inversione contabile“;

A stretto rigore normativo per queste ultime si presenta pertanto la necessità di dover indicare in fattura la dicitura “inversione contabile” che, come meglio precisato nella guida AdE (versione 1.3 aggiornata al 18 dicembre 2020), va gestita inserendo «la dicitura “INVCONT” nel campo 2.2.1.16.1 <TipoDato> del blocco 2.2.1.16 <AltriDatiGestionali>». – VEDERE PAGINA 26 DELLA GUIDA SOTTO RIPORTATA

Premesso tutto questo, l’inversione contabile dipende dalla nazionalità del cliente e in sintesi si può dire che:
a) i clienti con nazionalità all’interno della CEE Italia esclusa, se viaggiano all’estero riceveranno fattura con inversione contabile
b) i clienti con nazionalità fuori dalla CEE , se viaggiano all’estero riceveranno normale fattura senza inversione contabile

Per ottenere questo risultato si deve:

1. Prima d’ installare l’aggiornamento, sistemare i codici ISO delle nazioni CEE, lasciando poi che sia BUSSTOP a flaggare tutte quelle extra CEE alla prima apertura. (vedi immagine sotto)

2. In tabella Codici IVA, caricare un nuovo art. 7 con attivo il flag Inversione contabile

3. Inserire il nuovo codice IVA a pagina 8 della tabella dei parametri

Questa la fattura di cortesia

Questa la fattura elettronica/file XML

Aggiornata la grafica del nuovo tabellone che ora è più simile al precedente.

Il vecchio tabellone verrà presto rimosso dal programma. Siete invitati pertanto a utilizzare il nuovo. Per attivarlo, entrare in Utility – Opzioni e attivare:

a) alla pagina Opzioni, il flag “Visualizzazione a schede”
b) alla pagina Colori e Opzioni, il flag “Usa nuovo tabellone”